個人情報の取り扱い

プライバシーポリシー

個人情報保護方針

エスプロモ株式会社（以下「当社」という）は、様々なスポーツ施設や運動公園の管理運営を通じて、健康づくりとスポーツ振興を支え、地域社会の発展に貢献することを事業の基本としており、これらの業務において、窓口受付や各種スポーツ教室の指導等を通じて取得したお客様の個人情報を適切に保護することは、当社の重要な社会的責務であると認識しています。そこで、以下のとおり個人情報保護方針を定め、全社員への周知徹底を図り、個人情報の保護に努めてまいります。

1.個人情報の取得、利用、提供

当社は、個人情報を取得する際にはその利用目的を明確にし、利用目的の範囲内で適切に利用・提供します。目的外利用を防止するための措置を講じ、当初の範囲を超えて取り扱う場合には、改めて本人の同意を得るなど、規定に基づき対応します。

また、本人の同意がある場合または法令に基づく正当な理由がある場合を除き、個人情報を第三者へ開示または提供しません。

2.法令その他規範の遵守

当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

3.個人情報の安全管理

当社は、個人情報への不正アクセス、漏えい、紛失、破壊、改ざん等を防止するため、安全管理措置規定に基づき予防策を講じます。問題が発生した場合やその兆候が見られた場合には、速やかに是正・改善を実施します。

4.苦情及び相談への対応

当社は、個人情報の取扱いに関する苦情・相談・開示等の請求に対し、誠実かつ迅速に対応します。

5.個人情報保護マネジメントシステムの確立と継続的改善

当社は、「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針(JIS Q 15001:2023）」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを確立し、確実に運用するとともに、定期的な見直しと継続的な改善を行います。

制定日：２０１１年４月１日

最終改訂日：２０２５年７月１日

エスプロモ株式会社

代表取締役　坂頂　昭治

【個人情報保護方針の問合わせ先】

エスプロモ株式会社　個人情報保護担当窓口
〒031-0816　青森県八戸市新井田西4-1-1
電　話　０１７８－２５－９２２２
受付時間：月曜日～金曜日　９：００～１７：００
（祝祭日、年末年始および当社休業日を除く）

■個人情報保護に関する公表事項

　エスプロモ株式会社（以下「当社」という）では、「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針（JIS　Q15001：2023）」に基づき、以下の事項を公表いたします。

Ⅰ．個人情報の利用目的について

1.当社で取得する個人情報の利用目的

個人情報	利用目的
(1)施設利用者の個人情報	①施設利用に必要な事務手続き及び料金管理のため ②施設の予約者や利用者との連絡、問合せ対応のため ③事故等、緊急の際の連絡のため
(2)各種競技会やスポーツ教室等のイベント事業の開催者、スタッフ、参加者の個人情報	①施設利用に必要な事務手続き及び料金管理のため ②開催者、スタッフ、参加者の名簿の作成、連絡、問合せ対応のため ③イベントプログラムへの掲載 ④事故等、緊急の際の連絡のため ⑤当社ホームページや印刷物へ記録写真の掲載 ⑥教室やイベントに係わるアンケートやフォローアップのため *上記の目的に必要な範囲で、開催者やスタッフ等への提供や取引先に委託することがあります。
(3)株主、役員の個人情報	①法令に基づく権利の行使・義務の履行のため ②法令に基づく株主管理（株主データ作成等）のため
(4)採用応募者の個人情報個人情報の取扱いに関する同意書（PDF)	①応募者への問い合わせ返答、採用選考及び連絡のため ②採用、不採用手続きとその管理のため *不採用者の履歴書等は、当社にてシュレッダー等で破棄します。
(5)従業者に関する個人情報	①労務管理、人事・給与管理のため ②労働安全衛生管理のため ③福利厚生、社会保険事務等の法令に基づく手続きのため ④ＨＰや発行誌等へスタッフを紹介するために掲載
(6)資料請求・問い合わせの個人情報	①資料送付のため ②問い合わせの回答を行うため
(7)防犯カメラの撮影映像	防犯・安全管理のため
(8)受託業務において取得する個人情報	委託された業務（主に指定管理委託業務等）に関る契約を履行するため

2.合併、分社、その他の事由による事業の承継に伴って取得する場合

現在のところ、当社が他社との合併、他社からの事業継承、別会社への分社等による個人情報の取得はありません。

3.個人情報を特定の者との間で共同利用する場合

現在のところ、当社が他の事業者との間で共同利用する個人情報の取得はありません。

今後、他の事業者との共同利用する場合には、以下の内容をあらかじめ本人に通知するか、または本ページにて告知する（本人が容易に知り得る状態に置く）こととします。

●特定の者との間で共同して利用する旨、また共同して利用される個人情報の項目
●共同して利用する者の範囲
●共同して利用する者の利用目的
●当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名または名称
●取得方法

Ⅱ．開示対象個人情報の利用目的について

上記1.（当社で取得する個人情報の利用目的）のうち(1)～(7)と同じ。

Ⅲ．個人情報の「委託」について

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱業務を外部業者に委託する場合があります。委託先の選定に当たっては、十分な安全管理措置を講じていることを確認し、個人情報保護に関する契約を締結した上で、適切な監督を行います。

Ⅳ．個人情報の「第三者提供」について

当社は、以下の場合を除き、本人の同意なく第三者に開示・提供することはありません。

●法令に基づく場合
●人の生命、身体または財産の保護の為に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合
●公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合
●国の機関や地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める業務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意取得が当該事務遂行に支障になる場合
●合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合

Ⅴ．開示対象個人情報の開示等の請求手続きについて

当社は、本人またはその代理人から、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、および第三者提供記録の開示のお申し出があった場合は、すみやかに対応します。ただし、次の場合を除きます。

●本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
●当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
●法令に違反することとなる場合

【申出方法】

所定の申請書に必要書類を添付し、郵送にて下記宛にご提出ください。

〒031-0816青森県八戸市新井田西４－１－１

エスプロモ株式会社　個人情報保護担当窓口　宛

※封筒には「開示等請求書類在中」と朱書きしてください。

【提出すべき書面（様式）等】

①　当社所定の申請書

■個人情報開示等請求書（PDF）

『個人情報開示請求書』をダウンロードしてください。

②　本人確認のための書類

運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、いずれかのコピー１通

(本籍地は黒塗り)

【代理人による申請】

法定代理人または委任による代理人の場合は、前項の書類に加えて下記の書類（①または②）を同封して下さい。

①　法定代理人の場合

法定代理権があることを確認するための書類

●本人が未成年者である場合：戸籍謄本１通
●本人が成年被後見人である場合：成年後見登録事項証明書１通
●法定代理人の運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、いずれかのコピー１通　(本籍地は黒塗り)

②　委任による代理人の場合

●当社所定の委任状（本人の実印が捺印されているもの）１通
●本人の印鑑証明書１通
●代理人の運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、いずれかのコピー１通　(本籍地は黒塗り)

【手数料】

「開示」または「利用目的の通知」の請求の場合、手数料が必要となります。１回の申請ごとに、郵便切手（500円分）を同封して下さい。

なお、手数料が不足している場合や同封されていない場合には、その旨をご連絡しますが、所定の期間内にお支払いが確認できない場合は、開示等の求めがなかったものとして対応します。

【回答方法】

請求書で指定された方法で回答します。
ただし、指定がない場合、または指定いただいた方法による回答に多額の費用を要する場合など指定した方法による回答が困難であると当社が判断した場合は、書面での回答とします。

【取得した個人情報の利用目的】

開示等の求めに伴い取得した個人情報は、請求対応のためにのみ利用します。回答後は３年間保管し、その後適切に廃棄します。

【請求時の留意事項】

次のいずれかに該当する場合は、非開示とさせて頂きます。その場合は、その理由を付記して通知します。なお、非開示の場合でも所定の手数料の返却はいたしませんので予めご了承ください。

●申請書、本人確認書類および当社に登録されている住所・氏名・電話番号が一致しないなど、本人確認ができない場合
●代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
●所定の申請書類に不備があった場合
●対象となる方の個人情報が、当社に登録されていない場合
●当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
●他の法令に違反することとなる場合

Ⅵ．安全管理措置について

当社は、開示対象個人情報の漏洩、滅失または毀損等の防止、目的外利用等の不適切な取り扱いを防ぐため、以下の安全管理措置を講じます。

1.基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため､「個人情報保護規定」及び関係法令・ガイドライン等の遵守や、個人情報の取扱いに関する「個人情報保護方針」を策定します。

2.個人データの取扱いに係る規律の整備

個人データの管理に関する内部規程・マニュアルを定め､取得､利用､保存､提供､削除・廃棄等の段階ごとに､取扱方法､取扱責任者､取扱担当者及びその任務等について整備します。

3.組織的安全管理措置

①　個人データの取扱いに関する責任者として､個人情報保護管理者を設置するとともに､個人データの安全の漏えい等の事故またはインシデント発生時に迅速な処置を行うための報告連絡体制を整備します。

②　就業規則に秘密保持に関する事項を明記するほか､個人情報の管理に関する内部マニュアルを定め､これらをスタッフに遵守させるとともに､個人データの取扱状況について定期的な自主点検及び内部監査を実施します。

③　個人データを第三者に委託して利用する場合は、当該第三者との間で秘密保持契約を締結した上で提供するなどし、また、委託先への適切な監督を行います。

4.人的安全管理措置

個人データの取扱いに関する留意事項について､継続的かつ定期的な研修を実施することにより､個人の権利保護の重要性を理解させ､かつ､個人情報保護の確実な実施を図るよう努めます。

5.物理的安全管理措置

①　個人データの盗難等の防止のため､個人データを記載した文書または記録した記憶媒体は、適切な保管場所に施錠するなどの諸対策を行います。

②　情報機器は、適切に管理し、利用権限のない者が利用できない措置を講じます。

③　個人データの持出しに当たっては､パスワードを付した機器及び電子媒体等を利用する、個人データが記載された書類等は封筒に封入し鞄に入れて搬送するなどの対策を行います。

④　不要な個人データは、文書の場合、シュレッダー裁断・焼却等により抹消、記憶媒体の場合、記憶媒体を物理的に破壊して廃棄します。

6.技術的安全管理措置

①　個人データへのアクセス管理（アクセス可能な担当者の制御等）を実施します。

②　個人データを取り扱う情報システムに対する外部からの不正アクセスを防止するための措置を講じます。

7.外的環境の把握

当社は、外国に所在する第三者への個人データの提供は現在行っておらず、また、外国に所在する第三者に個人データの取り扱いを委託することもございません。今後もその予定はありません。

Ⅶ．改定について

当社は、個人情報保護を図るため、または法令その他の規範の変更に対応するために、本公表事項の内容を改定することがあります。

Ⅷ．お問い合わせ苦情等の受付窓口について

1.個人情報の取り扱いに関するお問い合せ窓口／苦情の申出先

エスプロモ株式会社　個人情報保護担当窓口
住　所　〒031-0816　青森県八戸市新井田西4-1-1
電　話　０１７８－２５－９２２２
受付時間：月曜日～金曜日　９：００～１７：００
（祝祭日、年末年始および当社休業日を除く）

【ご来社について】

直接のご来社によるお申し出は受け付けておりません。ご了承ください。

2.当社が所属する認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先

※当社のサービスに関する問合せ先ではありません。

【認定個人情報保護団体の名称】

一般財団法人日本情報経済社会推進協会

【苦情の解決の申出先】

認定個人情報保護団体事務局

住所　〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル

電話番号　03-5860-7565　／　0120-700-779

公表日：２０１８年１月１日

更新日：２０２５年７月１日

青森県八戸市湊町大沢28の133

エスプロモ株式会社　　　

代表取締役　坂頂　昭治　　

個人情報保護管理者　東体育館　館長

電話：0178-31-3355　　　

以上